Gerir o tempo é uma das tarefas mais difíceis de um gestor.
Quer esteja a gerir uma equipa, uma direcção da companhia, ou ambos, é muito difícil balancear o que pretende e o que a sua equipa pretende de si.
Encontrar esse equilíbrio tem muito a ver com as suas prioridades.
Que tempo disponível teve, hoje, para dar à sua equipa? Ou, será que vai ter de se fechar numa qualquer sala para terminar uma tarefa muito importante? Se surgir algo urgente qual a primeira tarefa a ser colocada de lado?
A resposta a estas perguntas tem tudo a ver em estar, ou não, alinhado com os seus objectivos de curto e longo prazo.
Claro que é mais fácil de dizer do que fazer.
Como é que os gestores eficazes gerem o seu tempo? Aqui estão algumas ideias, de alguns bons gestores de como o fazem.
1) Têm uma metodologia para gerir os email’s.
Todos sabemos que os email’s são uma das principais causas de perda de tempo, mas a verdade é que é também são um dos melhores meios para os outros, incluindo as pessoas da sua equipa, partilharem informação connosco.
Como gestor é particularmente importante que saiba o que entra na sua caixa de correio e que a priorize eficazmente.
Diferentes sistemas funcionam para diferentes pessoas, o mais importante é adoptar um.
Nos vários workshops, sobre gestão do tempo, que liderei tive a possibilidade de recolher situações particulares e diferentes sobre as causas da boa ou menos boa gestão do tempo.
Uma das situações é a incapacidade de usar eficazmente o email. Depois de alguma partilha e debate a solução passou por simplificar radicalmente o inbox dividindo-o em apenas 3 sub pastas: 1) para fazer 2) para ler mais tarde 3) informação geral. Tudo o que entra na inbox é colocado numa destas pastas, há uma rotina que coloca automaticamente certas mensagens na pasta específica de forma a que se leia quando se tiver tempo.
Outra sugestão que foi dada passa por definir um período de tempo para o email e assegurar-se que não olha, fora desse período de tempo, para a inbox, especialmente se tiver muita coisa para fazer e terminar nesse dia.
Há quem tenha decidido e cumprido a regra de dedicar uma a duas horas da parte da manhã e outras da parte da tarde para olharem para o email. Tome uma decisão, seja disciplinado verá que terá sucesso.
Há várias ferramentas para gerir de forma eficaz a sua caixa de email, uma que recomendo, por exemplo, é a “boomerang do gmail”. Permite a gestão e arquivo dos seus email’s, recebidos e enviados, relembra tarefas entre outras coisas.
Se não tem ou não encontrou um sistema que funcione para si, bom está na altura de encontrar, mas não se esqueça que para funcionar terá de ter desejo de mudar, determinação na tomada de decisão sobre qual o sistema que vai adoptar e depois ser muito, mas muito disciplinado.
2) Bloqueiam tempo para Ter as Coisas Feitas.
Na Ambiente Positivo chamamos a isto, “tempo TCF”. Os gestores vêem-se, em simultâneo, envolvidos em diferentes tarefas, tornando impossível descobrir ou ter tempo para fazer o que têm de fazer a não ser que bloqueiem tempo para o fazer.
Vários gestores que participaram nos nossos workshops adoptaram este princípio, “tempo TCF”, bloqueando períodos de tempo nas suas agendas de forma a que as suas pessoas tivessem conhecimento de que não podiam marcar nada nesses momentos.
Cada um de vós terá certamente a filosofia de fazerem com que as vossas pessoas se sintam livres de vos procurar, faz parte do processo de liderança, estar pronto para servir o outro.
Como resultado dessa filosofia qualquer espaço que não esteja preenchido na vossa agenda é percepcionado como disponível e, acreditem, será rapidamente ocupado por outros. Para garantir que tem tempo para si, assegure-se que agenda tempo para si.
Há quem tenha também partilhado o método de trabalhar em casa durante alguns dias. A experiência diz que desta forma consegue ter maior foco quando este é necessário. Quando se está no escritório, o dia-a-dia acaba por se transformar em dias com inúmeras reuniões ou interrupções constantes, quando se está em casa os dias tornam-se mais produtivos.
Assumindo este formato prepare a sua equipa para reuniões virtuais onde poderá ter preparados apresentações para discussão.
Outro método? Feche-se fisicamente para as distracções. Já o referi, mas reforço, acredito que todos os bons gestores querem estar disponíveis para as suas equipas, mas chegará um momento em que têm de terminar algo muito importante e para tal precisam de tempo e concentração. Nessa altura tenha a coragem de desligar o mail, o telefone e feche-se numa sala durante o tempo necessário para o terminar. A sua empresa agradecerá, a sua equipa compreenderá e a sua família irá tê-lo muito mais disponível e presente.
É simples conseguir isto, basta ter a coragem de ser genuíno e transparente e explicar à sua equipa o que se passa e do que necessita. Todos compreenderão, você ficará muito mais tranquilo e executará as tarefas de forma muito mais eficiente.
3) Agendam por tarefa a realizar.
Da mesma forma que bloqueia o “tempo TC”F na sua agenda, bloqueie a agenda tarefa a tarefa uma atrás da outra. Desta maneira estará sempre dentro do prazo, consegue gerir melhor o tempo real e o planeado. O que pode fazer é, por exemplo, reservar dois dias de semana de calendário para esta gestão de tarefas especificas, deste modo não tem toda a semana preenchida podendo realizar outras tarefas nesses períodos.
4) Marcam tempo para trabalhar quando os outros não estão.
Para alguns gestores, a melhor forma de bloquear o “tempo TCF” é fazê-lo quando os outros não estão no local de trabalho. Alguns dos participantes dos nossos workshops têm a pratica de, em dias específicos, quer seja de manhã, quer seja ao fim do dia, usar um tempo para realizar tarefas verdadeiramente importantes e que necessitam de total concentração.
Ajuste esta ideia ao seu bioritmo, é mais propenso para o início ou final do dia? Independente de onde se encontra, marque a agenda e desligue-se de tudo, internet, telefone, tudo.
Algumas pessoas pensam que devem desligar do trabalho à noite, mas atenção para muitos isso até cria maior stress. Há quem goste de ver um email ou outra qualquer informação durante a noite, pois isso até os ajuda a planear melhor o dia seguinte. O que têm de fazer é compreender como funcionam melhor.
5) Re priorizam eficazmente durante o dia.
Quando se é gestor de uma equipa ou companhia, cada dia é diferente do anterior, e isso é que torna essa função interessante. Por isso re priorizar as tarefas é algo que deve ser visto com naturalidade. Os melhores gestores têm essa capacidade, de perceber no momento quais as tarefas que têm de ser feitas de imediato e quais é que podem esperar, e por quanto tempo.
Como fazer essa triagem de importante e não importante de forma eficaz? Simples, criem uma matriz de importante vs. urgente e categorizem as tarefas e depois ajam de acordo com o que determinaram.
Em o que é que me deverei focar? Quais as tarefas mais importantes e críticas?
Tente minimizar o tempo que ocupa com tarefas menos importantes e de baixa urgência. Para se manter no caminho crie uma lista “to do” no início de cada dia e quando algo não correr como planeado olhe de novo para essa lista, categorize de novo a importância e urgência de cada tarefa, e estabeleça um novo plano de acção.
Reforço mais uma vez a importância de colocar as suas pessoas em primeiro lugar sempre que possível. Nunca queiram ser um bloqueio para algo que a equipa deseja alcançar. A vossa equipa não pode sentir que estão à espera de si, para os orientar. Daí a importância de conseguir balancear as necessidades da sua equipa e as suas. Tenha presente os seus objectivos. Pergunte-se em determinado momento se está 100% disponível para ajudar a sua equipa, ou se precisa de estar virado para si para resolver algum assunto. Planeie o seu dia em função do que precisa fazer e do que pode dar.
6) Reservam tempo para exercício físico.
É muito comum colocarmos o trabalho em primeiro lugar, muitas vezes até à frente da nossa família, amigos e especialmente da saúde. Acredite que não está a fazer favor nenhum a ninguém se não cuidar de si e da sua saúde. Ao não fazer exercício está a por em risco a sua saúde física e mental, ao deixar de as ter será menos produtivo, menos eficaz como gestor e como pessoa.
Muitos dos gestores que conheço iniciam o seu dia por volta das 07h – 07h30, com uma sessão de exercício. O resultado é obter um maior equilíbrio durante todo o dia, ter mais energia, maior capacidade de enfrentar o stress e os desafios. O que me dizem é que, quer seja logo de manhã, ou à hora do almoço, ou mesmo até ao final do dia, quando não fazem essa hora de corrida, de cardio ou natação os dias não correm tão bem.
7) As reuniões são orientadas para a acção.
Não há nada mais frustrante do que uma reunião não produtiva. Como gestor depende apenas de si fazer com que as reuniões sejam produtivas, que tudo o que é dito tem um propósito. O que é sugerido é que se faça uma agenda da reunião, que se partilhe antecipadamente com os participantes para que todos saibam o que se vai abordar. Mais, outra sugestão é dizer a cada participante o que se espera dele, qual o contributo que ele pode dar, o que pode levar consigo para que cada minuto seja produtivo.
Por fim o que pode fazer também é criar uma simples tabela de 3 colunas: a) tema a abordar; b) conclusões; c) acções a tomar, quem e quando, deste modo asseguram-se que todas as reflexões têm um plano de acção claro e quando a reunião terminar consegue elaborar uma acta com as principais conclusões.
8) Praticam a gratidão.
Devem estar a pensar que este é um ponto colado à pressão neste artigo, para conseguir prender melhor a vossa atenção, mas não. Segundo estudos realizados, em várias universidades americanas, ter um comportamento de gratidão aumenta a produtividade das pessoas e das equipas.
Como funciona? Simples, ao escrever sobre o que, ou quem, se está grato aumenta a felicidade e a felicidade aumenta a produtividade, portanto praticar o comportamento da gratidão é uma das mais poderosas formas de aumentar a produtividade.
Acreditem ou não, eu realmente acho que a gratidão, o “obrigado” oferece um dia mais equilibrado. Hoje com as redes sociais é muito fácil enviar uma mensagem de gratidão, com um cartão associado dizendo o porquê desse obrigado e desta forma tornamos esta mensagem muito poderosa para quem a recebe.
9) Usam ferramentas que estimula a produtividade.
Cada pessoa e equipa têm a sua forma de funcionar, mas cada equipa tem de usar uma ferramenta de gestão. Uma ferramenta que permita delegar tarefas por pessoa e equipa, níveis de importância, tempos, acompanhar objectivos. Uma ferramenta que seja “user friendly” que se possa aceder em qualquer aparelho.
Estas são as ideias, que fomos recolhendo nos nossos workshops e que considero diferentes, pois foram praticadas por gestores que se tornaram mais eficazes na gestão do seu tempo.
Liderar equipas ou pessoas é uma tarefa que deve ser conduzida com humildade e enorme coragem. É algo que tem de ter uma enorme dose de bondade, pois liderar é ter a capacidade de dar e mostrar aos outros qual o caminho que devem seguir para alcançar os seus objectivos pessoais e profissionais.
Lidere com bondade e crie um Ambiente Positivo na sua equipa.